1 会计软件操作流程及基本功能
1.1 会计软件操作流程
任何一个会计软件都是由多个子系统组成(如账务处理子系统、工资核算子系统等)，而每一个子系统又由若干个相互独立而又相互联系的功能模块组成(如账务处理子系统包括凭证录入模块、凭证审核模块、记账模块、结账模块等)。不同类型的企业，其经济活动内容不同、业务流程各异，但其会计处理程序应基本相同。因而，不同企业所使用的会计软件的基本操作流程和方法也应类似。
任何一个通用化、商品化的会计软件从功能上看，主要由系统环境设置、账套设置、系统初始化(包括操作员及权限设置、会计科目设置、编码设置以及初始数据录入等)、日常业务处理、期末核算和系统维护等功能模块组成。
1. 软件安装与系统环境设置
在运用会计软件之前，需在计算机中安装会计软件以及会计软件运行所需的操作系统软件和数据库。在会计软件的安装过程中或安装结束后要进行系统环境设置，主要包括会计数据备份方式、网络用户及数据库用户设置等。
2. 账套设置
账套设置的主要目的是为本单位设置会计电算化核算的相关规定，包括定义账套的单位名称、本单位使用的会计制度类型、会计期间设置、会计科目级次及位数、账套启用时间等。
3. 操作员及权限设置
为了达到财务部门各个岗位以及不同财务人员的相互牵制，根据企业内部控制制度的要求，需要对会计人员进行财务分工。会计软件的操作员及权限设置，主要包括设置软件的操作员和操作权限，以及不同操作员进入系统的密码，从而使整个会计电算化工作由不同的操作员在相互制约的基础上共同完成。
4. 会计科目设置
一般情况下，商品化会计软件都预设了不同企业会计制度所规定的一级会计科目。在此基础上，企业应根据自身业务特点，设置相应的明细科目，以完成本单位的会计核算工作。
5. 编码设置
单位的会计工作实行电算化后，通过代码来管理可以大大提高电算化工作效率。编码设置主要用于初始设置和修改会计软件中所需要的所有编码，如往来单位编码、部门编码、人员编码、商品编码、材料编码、固定资产编码、库房库位编码、工资类型编码等。在编码设置中，除了要设置编码的内容外，还要设置编码的层次、结构和编码的属性等。
6. 初始数据录入
企业在首次使用会计软件时，需将手工会计加工的数据录入到会计软件系统中，从而使企业的电算化工作建立在前期的手工账务处理的基础上。比如企业第一次进入电算化财务系统，需将上期期末手工处理的会计科目余额、材料的结存额、固定资产的已提折旧额、各项债权债务的余额等录入到新的电算化系统中，在此基础上开始本期和以后各期的会计电算化工作。
7. 日常业务处理
会计电算化的日常业务处理包括原始单据的处理、记账凭证的加工、账簿的登记、查询和打印、报表的编制等。
8. 期末核算
期末核算包括期末成本费用的计算、分配和结转、期末结账等，其中最重要的是期末结账。通过结账，将本期有关会计账户的发生额和余额计算出来，从而根据结账后的金额把握企业的财务及经营状况。
9. 系统维护
系统维护主要是解决系统数据出现问题后，由会计软件提供的自动解决功能，包括数据备份、数据恢复、数据自动修复和计算、重建索引文件等功能。
1.2 会计软件基本功能
根据国家财政部1994年颁布的《会计核算软件基本功能规范》的规定，会计软件基本功能是指会计软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。手工会计账务处理的基本流程是将原始凭证进行加工生成记账凭证，然后将记账凭证分类登记在会计账簿中，根据会计账簿数据编制财务报表，从而完成整个会计核算过程。会计软件的根本目的是为了替代手工进行会计核算，因此，会计软件首先必须满足会计核算的需要，各功能的设计应符合我国会计法律、法规和规章的规定，以确保会计数据的合法、真实、完整、准确。为确保会计核算工作正常进行，会计软件应具备会计数据输入、会计数据处理、会计数据存储和会计数据输出这四个方面的基本功能。
1. 会计数据输入
会计核算所需要的文字、数值、定义和计算公式的字母、符号等统称为会计数据。将它们传送到计算机内，进行分类、归集的过程称为会计数据输入。会计软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘光盘输入和网络传输输入等几种形式。为了保证会计数据处理结果的正确性，会计数据输入环节的防错变得非常重要。因而，会计软件一般只提供一个数据入口，并且还设置有对入口处的数据源进行校验的功能。一般情况下，会计数据的输入包括以下内容。
(1) 会计软件初始化数据输入
企业首次使用会计软件，需对系统进行初始化，其目的是为一个没有任何数据的会计软件设置一个特定的工作环境。初始化的主要内容包括：确定操作人员的财务分工；设置总账、明细账的编码和名称，输入期初数据；选择会计核算方法，如固定资产折旧方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证，如期末对成本费用进行分配、期末各损益的自动结转等。
(2) 原始凭证和记账凭证的输入
原始凭证的输入有两种方式。方式一，输入记账凭证的同时，输入相应的原始凭证。输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不符时，应当给予提示并拒绝通过；在对已输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。方式二，记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。
记账凭证的输入是财会人员编制并审核凭证后，将其内容输入计算机的过程，包括记账凭证的日期、经济业务摘要、会计科目或编码、金额、附件张数等项目。软件将对进入系统的凭证进行正确性、合法性的校验，拒绝错误凭证的进入。
2. 会计数据处理
将输入系统的审核无误的会计数据，按照会计核算要求进行分类、计算、汇总的过程称为会计数据处理。会计数据处理包括以下内容。
(1) 根据审核无误的会计凭证登记会计账簿
在电算化系统中，有形的账簿已经不复存在，系统内的账簿是一些数据文件，登账过程即是数据文件的处理过程。系统可根据用户的需求，适时生成各种形式的会计账簿，且处理速度快、准确性高。
(2) 自动银行对账
将输入的银行对账单与机内银行存款日记账进行核对，从而完成银行对账功能，并自动生成银行存款余额调节表。
(3) 自动编制会计报表
用户通过首次自定义报表格式、项目、定义各报表项目的取数公式，以及表内和表间的数据运算和勾稽关系，在编表系统从会计账簿数据等文件中取数，自动生成所需会计报表。
3. 会计数据输出
会计数据输出就是将机内的会计数据提供出来，以满足核算和管理需要。会计数据输出有屏幕显示输出、打印输出和软盘或网络数据传输输出等几种方式。
4. 会计数据存储
会计软件所生成的各种会计数据其存储方式与手工会计不同，所有数据都以文件形式保存在磁性介质中，必须要借助于计算机才能查看，并且对会计数据的篡改变得非常容易且不留痕迹，所以会计软件应设置确保会计数据安全的措施，以防数据文件被非法篡改。
1.3 会计软件的总体结构及主要功能
会计软件的总体结构是指一个完整的会计软件由哪几个子系统(每个子系统也称为一个会计软件)组成，每个子系统有哪些功能，相互之间的关系又是怎样的。不同企业其会计软件的总体结构不尽相同，但大致都应包括账务处理、工资核算、固定资产核算、成本核算、存货核算、销售核算、应收及应付账款、会计报表、财务分析等子系统。
1. 账务处理子系统
账务处理子系统以记账凭证作为处理对象，完成全部记账、算账、对账、转账和结账工作。生成日记账、总账和除各子系统生成的明细账之外的全部明细账。大部分账务处理子系统还具备银行对账、出纳管理和往来账管理的功能，少部分账务处理子系统还具备部门核算和项目核算的功能。
账务处理子系统的主要功能有：初始建账，包括凭证类型及格式设置、会计科目编码设置、期初科目余额录入等；凭证输入、修改、审核、查询、打印及汇总；生成日记账、总账、明细账；期末转账及结账等功能。
2. 工资核算子系统
工资核算子系统完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作，生成工资结算单、工资条、工资结算汇总表、工资费用分配汇总表、票面分解一览表、职工福利费计提分配表等，并自动编制工资转账凭证传递给账务处理子系统。部分工资核算子系统还有职工考勤管理、个人所得税计算、职工档案管理等功能。
工资核算子系统的主要功能有：工资初始设置，包括工资类型设置、定义工资项目、定义工资项目计算公式、定义工资费用分配凭证、定义工资表打印格式等；职工工资基础资料编辑；工资增减变动及工资数据编辑；生成工资转账凭证；各种工资单、工资汇总表的查询打印等功能。
3. 固定资产核算子系统
固定资产核算子系统实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧的计提与分配等工作，生成固定资产卡片、固定资产统计信息表、固定资产登记簿、固定资产增减变动表、固定资产折旧计提表，并自动编制机制转账凭证并传递给账务处理子系统。
工资核算子系统的主要功能有：固定资产卡片结构和分类编码设置、固定资产折旧方法定义、固定资产凭证定义、固定资产变动资料输入和修改、固定资产折旧的计算和固定资产相关信息查询等。
4. 存货核算子系统
存货是指企业在生产过程或劳务的提供过程中，为销售或耗用而储备的各种资产，包括原材料、产成品、半成品、包装物、低值易耗品等。存货核算子系统的功能可概括为四个方面。
(1) 及时准确地反映采购业务的发生、货款的支付及存货入库情况。在按计划成本组织核算的情况下，自动计算和分配存货成本差异，生成采购明细账、成本差异明细账、在途材料明细账和暂估材料明细账。
(2) 正确反映存货的收发结存数量，提供各种存货的库存动态状况，及时反馈各种存货积压和短缺信息，生成存货明细账、存货库存信息表等。
(3) 根据各部门各产品领用材料情况，自动进行材料费用的分配，生成材料费用分配表。
(4) 自动编制机制转账凭证，并传递给账务处理子系统和成本核算子系统。
除此之外，存货核算子系统还支持对产成品等存货进行盘点处理，生成产成品盘点表和盘亏盘盈明细表，并据此进行相应的账务处理。
5. 成本核算子系统
成本核算子系统实现各种费用要素的归集和分配，及时准确地计算出产成品的总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统，并将产品成本信息传递给存货核算子系统。
6. 销售核算子系统
销售核算子系统一般要与存货中的产成品核算相关，实现对销售收入、销售成本、销售税金、销售费用和销售利润的核算。生成销售明细账、发出商品明细账、应收账款明细账、销售成本明细账、销售费用明细账、销售收入、税金和利润汇总表、销售利润明细表等，并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统。
7. 应收、应付账款子系统
应收账款子系统完成各应收账款的登记、冲销工作，动态反映各客户信息及应收账款信息，并可进行账龄分析和坏账估计，并生成应收账款明细账、账龄分析表及其他各种汇总表和分析表。
应付账款子系统完成各应付账款的登记、冲销及应付账款的分析预测工作，及时反映各流动负债的数额，以及偿还流动负债所需的资金，并生成应付账款明细账、账龄分析表以及其他各种汇总表和分析表。
8. 报表子系统
报表子系统主要实现各种会计报表的格式定义、取数公式定义，完成报表的自动编制，并可进行报表查询、打印、报表分析和汇总。报表子系统生成的会计报表包括对外报送的资产负债表、利润表、现金流量表和对内管理所需的各种内部报表。
9. 财务分析子系统
财务分析是建立在会计核算的基础上，对财务数据进行综合分析，一般包括财务状况结构分析、财务状况比较分析、财务状况趋势分析和财务预算方案完成情况分析等。
1.4 会计软件各子系统的数据联系
如前所述，一个完整的会计软件可分解为若干个子系统，各子系统间相互作用、相互依赖，共同完成会计的反映和控制职能。如果我们将各子系统单独使用时，各子系统所需数据只能由人工输入计算机，而不能用其他子系统输出的数据，从而导致会计数据重复录入，增加了会计核算工作量，并且由于各子系统的数据源不一致，可能导致数据处理结果各异。为了使企业实行会计电算化后提高工作效率，会计软件的设置应能实现会计数据一次录入而共享使用。为此，会计软件各子系统之间应建立起数据传递关系。数据传递关系是指一个子系统的数据输出作为另一个子系统的数据输入，供其加工处理，实现数据共享。
